A BR Distribuidora é uma empresa brasileira, de grande porte, de economia mista, que comercializa e distribui derivados de petróleo e serviços afins. Subsidiária da Petróleo Brasileiro S.A. (PETROBRÁS), foi criada em 1971 e atua em todo o país, com mais de 7200 postos de serviços. Possui uma estrutura organizacional formada por 301 gerências.

O Projeto

Com o intuito de conhecer melhor os produtos e os processos de suas gerências, após reformulação da sua estrutura hierárquica, feita em outubro de 2003, a BR Distribuidora, através da Gerência de Processos de Gestão (GPG) decidiu implantar a metodologia QPR para auxiliar na concretização deste projeto. O QPR ProcessGuide foi o software escolhido para executar a modelagem desses processos pelo fato de ter maiores possibilidades de modelagem em relação aos softwares similares, adequando-se com maior facilidade às necessidades do projeto, tanto no aspecto de representação gráfica, como de simulação e visualização web.
O projeto foi programado em fases e ainda está em execução, desde fevereiro de 2004. A primeira fase consiste nas gerências descreverem seus respectivos negócios, narrando seus principais produtos e com quais outras gerências e/ou organismos externos à empresa elas interagem, quem são seus fornecedores e quem são seus clientes. Após ter estas informações, definir requisitos e especificações desses produtos, priorizando os principais. O passo seguinte é determinar indicadores para medir a sua qualidade e eficiência. Depois, então, temos a etapa de detalhamento dos seus processos em atividades, de análise e de sugestão de melhorias para os pontos críticos encontrados.

A Participação da Way/Amadeus

A missão dos consultores da Way/Amadeus neste projeto é buscar junto com o cliente a melhor forma de executá-lo, com base em um planejamento conciso de todas as etapas. A coleta de informações, através de entrevistas, conversas e consultas ao pessoal da empresa, é primordial para transpor, com sucesso, os processos das gerências para o software QPR. A dificuldade desta tarefa está vinculada ao interesse dos gerentes, quanto mais interessado estes forem, mais fácil e rápida é a coleta de informações. É importante, também, o ensino do uso da ferramenta QPR aos funcionários da empresa, encarregados em dar continuidade ao processo de gestão, através de treinamento, consultas individuais etc. Tudo isso culmina em pensar soluções para os problemas encontrados à medida que se vai conhecendo os processos. O primeiro problema foi encontrar uma forma ideal de representar graficamente a descrição de negócios das gerências, pois o cliente queria visualizar, na ferramenta, as gerências e seus respectivos processos, misturando hierarquia e atividades na modelagem. Solucionou-se o problema definindo um símbolo específico para representar as gerências. Outro problema encontrado foi o tamanho que modelo ficaria e tempo que levaria para modelar tantas gerências em um único arquivo. Solucionou-se, fazendo modelos independentes para cada gerência executiva, unindo-os posteriormente depois de prontos. Assim, mais de uma pessoa pôde trabalhar na modelagem, acelerando o trabalho.

Com o evoluir do projeto e o acúmulo de informações sobre as diversas gerências da empresa, já se percebeu outros pontos críticos, como:

  • a deficiência de comunicação entre as áreas;
  • a existência de processos duplos, sendo executados por mais de uma gerência;
  • o desvio do foco da atividade fim de algumas gerências;
  • a dificuldade de gerências descreverem seus principais produtos;
  • a dificuldade de gerências em definir quem são os fornecedores e os clientes de seus produtos.

Com isso, pretende-se, à medida que o projeto evolui e com auxílio da Way/Amadeus e da ferramenta QPR, apontar mais pontos críticos, a fim de poder solucioná-los da melhor forma possível, definindo com maior clareza os processos, as atividades e as funções de cada gerência. Isto otimiza tempo e recursos para as gerências na execução de seus processos, permitindo que a empresa seja mais ágil e segura nas suas tomadas de decisões.

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