Os Objetivos

Com o objetivo de obter uma maior integração entre as áreas e funcionários da Empresa e uma uniformização do método de trabalho com cada uma das suas unidades, a Cobra Tecnologia buscou através de pesquisa de mercado, um software que pudesse proporcionar além do mapeamento dos processos, a cultura de se trabalhar por processo.
Por se tratar de uma empresa grande, com várias unidades pelo país, a Cobra entendeu que ter seus processos mapeados seria a melhor maneira de alcançar seus objetivos e metas de trabalho.
Dentre as premissas da Cobra quanto ao software estavam: que fosse de fácil manutenção, que oferecesse suporte técnico no Brasil, que a publicação na Web fosse simples e interativa, onde todos os funcionários pudessem visualizar e opinar sobre os processos e que fosse flexível quanto a importação e exportação dos modelos.

O Projeto

O projeto de modelagem dos processos foi embasado na metodologia mista, ou seja, inicialmente Top-Down envolvendo os Diretores e Gerentes Executivos, como uma forma de aprendizagem no uso da ferramenta e também como forma de comprometimento com o projeto. Posteriormente, Botton-Up com participação dos funcionários na descrição de suas atividades. A validação dos processos proporcionou um ganho significativo ao projeto, pois foi quando o conhecimento de como são feitas as atividades passou ao domínio e conhecimento de todos; e onde melhorias puderam ser propostas.
O software Process Guide, da Consultoria em Tecnologia Way/Amadeus, foi identificada pela empresa como a melhor ferramenta para o mapeamento. Segundo a gerente executiva de Desenvolvimento Organizacional, Léo Faria, além de ser de fácil utilização, o software tem três grandes vantagens: estar ambientado na web, ser flexível e possibilitar simulações.
"Todos os processos que estão sendo documentados no portal podem ser consultados por qualquer pessoa da empresa. Isso possibilita um acesso muito maior e conhecimento de todas as atividades", frisa. Segundo a gerente, embora a implantação do mapeamento ainda esteja em andamento, os resultados já podem ser visualizados. "Quando a pessoa é entrevistada para entrar no mapeamento ela acaba refletindo sobre sua rotina. O gestor de processos, por exemplo, começa a visualizar melhor sua rotina e até questionar se ela precisa melhorar", declara.

Outro ponto apontado por Faria é com relação à padronização de processos. Segundo ela, o Process Guide permite que todos da empresa possam "falar a mesma língua e atuar em maior sintonia". "Você só vai conseguir ter uma organização das informações dos processos que estão sendo levantados, dentro de uma padronização. As pessoas estarão uniformizadas em relação à forma de documentar, passando a ler da mesma forma e otimizar os processos", argumenta.

Ela também ressalta que a possibilidade de simular ações tem se mostrado fundamental. "A ferramenta (Process Guide) ajuda você a identificar melhor os possíveis riscos existentes no processo através da simulação. Se eu preciso iniciar uma nova rotina, posso simular antes para saber a melhor forma de executa-la", declara.

Para Vilaça, a possibilidade de ter uma ferramenta que permita sugestões de todas as pessoas envolvidas é muito importante para o aprimoramento de todas as atividades. "Quando o mapeamento estiver concluído, a ferramenta vai permitir que todo mundo faça sugestões, opine sobre tudo. Uma pessoa lá de Porto Velho, terá acesso ao que está sendo feito aqui no Rio de Janeiro e pode sugerir ou criticar. A interação é muito interessante", defende.

Os Resultados

Ao final de 9 meses de trabalho a Cobra obteve como resultado o conhecimento dos pontos fortes e os mais frágeis da Organização, um maior esclarecimento do funcionamento da cadeia produtiva como um todo e principalmente para seus funcionários que puderam sentir a importância do seu trabalho para que a engrenagem continue a se mover, isso sem esquecer de mencionar a implantação do conceito de melhoria continua na Organização.
As expectativas da Organização eram: conseguir ter seus processos mapeados para apoiar o processo de certificação pelo qual a Cobra passou; difundir o conhecimento para toda a Empresa de como a Cobra desenvolve suas atividades e proporcionar uma maior integração dos funcionários. Hoje, é de conhecimento de todos quais são os inputs que as suas atividades precisam e quais os outputs que produzem para a cadeia de valor da Empresa.

Próximos Passos

Após concluir o desenho completo de todos os processos, o próximo passo da Cobra Tecnologia será o de testar os indicadores de desempenho e pensar em maneiras de otimizar as rotinas.

A etapa seguinte, segundo Léo Faria, deverá ser a de implantar um modelo específico de planejamento estratégico. Embora nenhuma ferramenta neste sentido ainda tenha sido adotada, ela garante que o conceito do Balanced Scorecard já está difundido entre vários setores. "O Balanced Scorecard está permeando as dimensões que a empresa escolheu. Dentro da parte de avaliação de desempenho profissional já tem o BSC como conceito. Os setores de controladoria e de resultado econômico também estão assentados em BSC", frisa. Deste modo, o fato de já ter uma ferramenta de mapeamento (Process Guide) que possa dialogar com o planejamento estratégico será muito positivo

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