A PETROBRAS é a maior empresa brasileira e a terceira maior da América Latina, sendo mundialmente conhecida; atua na área de Energia, com grande tradição como indústria do petróleo, possuindo cerca de 38.000 empregados e tendo obtido, em 2003, um lucro líquido recorde de cerca de US$ 6 bilhões.
A empresa possui 4 áreas de negócio: as tradicionais "Upstream" e "Downstream", além das recém-criadas Internacional e Gás & Energia; nosso "case" diz respeito a esta última.

O Projeto

O projeto foi desenvolvido, inicialmente, para a Unidade de Negócio Gás Natural, parte da citada Área de G&E. Criada há cerca de 2 anos, a nova Unidade reuniu pessoas e processos originários de outras áreas da empresa, tornando fundamental a criação de um "raio-X", um grande desenho, que demonstrasse o que era (ou deveria ser...) feito pelas várias gerências e pessoas envolvidas. Assim, foi desenvolvido, entre abril/2001 e fev/2002, o mapeamento de processos da UNGN, que não só auxiliou na montagem de sua estrutura organizacional, como representou um grande otimizador de processos, eliminando retrabalhos e definindo produtos e informações trocados internamente entre as gerências e, também, fornecidos a clientes externos. Nessa primeira versão, foram identificados cerca de 200 processos, divididos em 3 níveis, denominados macro-processos, processos e atividades. As metodologias adotadas foram a Rummler&Brache e IDEF0, sendo utilizado para suportá-la, num primeiro momento, o software MS-Visio.

Após a fase inicial de utilização, revestida de grande sucesso, os problemas começaram a surgir. Sendo a Unidade bastante jovem, seus processos não eram suficientemente maduros, o que requeria freqüentes atualizações no modelo. Por outro lado, novas demandas ocorriam: a área corporativa de Gestão solicitava relatórios sobre a "descrição do negócio" a atribuições de cada gerência (uma espécie de resumo do mapeamento). Logo, verificamos que o software não era adequado, já que era extremamente penosa a atualização do modelo e simplesmente impossível a geração de outro tipo de relatórios sobre a mesma base de informações. Assim, decidimos buscar, no mercado, um produto que suportasse adequadamente nosso recém-criado modelo.

A Escolha da solução QPR

Foram pesquisadas 3 conhecidas ferramentas, sendo o QPR ProcessGuide escolhido, basicamente devido aos seguintes fatores:

  • facilidade de uso para o desenvolvedor (aquele que monta e mantém o modelo), tornando possível a descentralização do processo (ou seja, cada gerência documentando as alterações em seus próprios processos);
  • facilidade de consulta, com publicação "web" e navegação bastante intuitiva, além de versão disponível em idioma português "brasileiro";
  • o produto suportava perfeitamente as metodologias e padrões gráficos (camadas, diagramas transfuncionais, etc) adotados no modelo original, que gostaríamos de manter;
  • interface com a família de softwares Rational, onde guardamos nossos dados básicos, casos de uso e regras de negócio.
  • Implantada a nova ferramenta, realizamos a migração do modelo (do MS-Visio para o QPR ProcessGuide) em 4 semanas, utilizando um equipe com 3 analistas.

A implementação da solução QPR Balanced Scorecard

Em paralelo ao mapeamento de processos, era adotada pela Área de Gás & Energia a metodologia Balanced Scorecard, para acompanhamento de seu plano estratégico. No primeiro "ciclo" anual de planejamento, não foi utilizada ferramenta específica para este acompanhamento, sendo utilizados somente produtos básicos, como MS-Excel e MS-Power Point.
Era intenção da Área, entretanto, desenvolver um modelo integrado de gestão, capaz de incorporar não somente a gestão das estratégias (BSC), como, também a gestão da rotina, mapeada nos processos recentemente desenhados.

De uma forma mais abrangente, buscamos implementar um modelo de gestão estratégica de dados e informações, cuja arquitetura englobe a integração plena entre estratégias e processos, associada a uma base única (virtual) de dados, que garanta a consistência e a qualidade das informações utilizadas para a gestão. Este é o projeto "GEDI" (Gestão Estratégica de Dados e Informações).

Quanto ao acompanhamento do BSC, dentro da filosofia integrada de gestão, a idéia inicial era a de desenvolver internamente uma ferramenta, chegando, inclusive, a ser construído e validado protótipo deste modelo. Quando foram estimados o prazo e o custo desta implementação, a idéia foi abandonada. A estimativa de 18 meses de desenvolvimento a um custo de USD 1 milhão, foram motivos suficientes para desencorajar nossos executivos.

A partir de então, passamos a buscar no mercado, um produto capaz de suportar as principais funcionalidades identificadas em nosso protótipo, especialmente a integração entre BSC e processos. Um outro requisito básico era a certificação da ferramenta pelo BSC Collaborative, garantindo sua aderência à metodologia.. Mais uma vez, pesquisamos 3 produtos, sendo o QPR Scorecard escolhido especialmente devido à sua perfeita integração com o QPR Process Guide, que já utilizávamos. Além disso, identificamos outras importantes qualidades na ferramenta, reforçando nossa escolha:
- facilidade para criação de múltiplas visões e níveis de acesso;
- possibilidade de validação das relações de causa-efeito entre os Objetivos Estratégicos, através da utilização estatística de séries históricas;
- busca automática de dados, com emissão de avisos (e-mails) àqueles que não atualizaram suas fontes de informação;
- grande facilidade de uso, tanto para visualização, em portal "web", quanto para desenvolvimento e manutenção do modelo, permitindo que este trabalho possa ser feito internamente por não-especialistas, tornando desnecessária a contratação freqüente de consultorias.

Assim, entre abril e maio/2003, num trabalho de 6 semanas, foi criado, no QPR Scorecard, o mapa estratégico da Unidade de Gás.

Desde então, passamos a utilizar os produtos da QPR (Process Guide e Scorecard) de forma integrada, otimizando a gestão da Área. Passamos, inclusive, a receber visitas de outras grandes empresas, interessadas em nosso modelo (Caixa Econômica Federal, T-Systems, Politeno, COPEL, Copesul, dentre outras); além disso, temos sido convidados para apresentações em vários eventos externos (em 2003: IBC-SP, Internews-SP, IADI, QPR Community Week-Finlândia, QPR Week – Orlando, dentre outras).

Atualmente, com a incorporação de novas Unidades (Energia, Conservação e Assessoria) à Área G&E, que, no início, se restringia à Unidade de Gás, estamos expandindo o projeto para este novo escopo, o que esperamos concluir ainda em 2004, implementando, para toda a Área nosso modelo de gestão, sustentado pelo projeto de Gestão Estratégica de Dados e Informações.

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